Acordo de Tratamento de Dados Pessoais

1. Partes, objeto e vigência

1.1. Este Acordo de Tratamento de Dados Pessoais (“Acordo”) é celebrado entre GH ENGENHARIA E GESTÃO INTEGRADA DE PROCESSOS LTDA, CNPJ 68.021.316/0001-01, com sede na Rua Tobias de Macedo Júnior, 1381 – Santo Inácio, Curitiba/PR, CEP 82010-340, fornecedora da plataforma Psimplifica (“Operadora”), e o profissional que contrata a plataforma (“Controlador” ou “Assinante”), identificado no cadastro.

1.2. O Acordo integra os Termos de Uso e Contrato de Assinatura e regula o tratamento, pela Operadora, dos dados pessoais que o Controlador registra na plataforma sobre seus pacientes, nos termos da Lei nº 13.709/2018 (“LGPD”).

1.3. O aceite ocorre no cadastro, junto com os Termos de Uso e a Política de Privacidade, e fica registrado com data, hora, endereço IP e versão. O Acordo vigora enquanto a Operadora tratar dados do Controlador, inclusive durante o prazo de guarda posterior ao fim da assinatura.

1.4. Em caso de conflito entre este Acordo e os Termos de Uso sobre proteção de dados, prevalece este Acordo.

2. Papéis das partes

2.1. O Controlador é o(a) psicólogo(a) Assinante: é ele quem decide quais dados dos pacientes registrar, para quê e por quanto tempo, e quem responde pela base legal do tratamento, pela informação aos pacientes e pelo atendimento aos seus pedidos.

2.2. A Operadora trata esses dados exclusivamente em nome do Controlador e para prestar o serviço contratado, sem decidir sobre suas finalidades.

2.3. Em relação aos dados cadastrais e de cobrança do próprio Assinante e de seus usuários adicionais, a Operadora é controladora, conforme a Política de Privacidade; esses dados não são regidos por este Acordo.

3. Instruções do Controlador

3.1. As instruções do Controlador são dadas pelo próprio uso da plataforma (cadastrar, editar, exportar, excluir, conceder acessos) e por solicitações registradas no suporte. A Operadora tratará os dados somente para:

• armazenar, organizar, exibir e proteger os dados registrados pelo Controlador e por usuários autorizados por ele;
• gerar os documentos e arquivos que o Controlador solicitar (recibos, relatórios, arquivo do Carnê-Leão, exportação completa);
• fazer cópias de segurança e restaurá-las em caso de falha;
• prestar suporte técnico quando solicitado pelo Controlador;
• cumprir ordem judicial ou obrigação legal, observado o item 3.3.

3.2. A Operadora não usa os dados dos pacientes para finalidades próprias, como publicidade, estatística comercial, venda, criação de perfis ou treinamento de sistemas de inteligência artificial, e não os compartilha com terceiros além dos suboperadores do Anexo II.

3.3. Se a Operadora considerar que uma instrução viola a LGPD ou outra norma, informará o Controlador. Se for obrigada por lei ou ordem de autoridade a tratar ou fornecer dados, avisará o Controlador antes, salvo quando a própria lei ou ordem o proibir.

4. Dados e titulares envolvidos

4.1. O tratamento dura enquanto houver assinatura e, depois dela, pelo prazo de guarda da seção 11.

5. Confidencialidade e acesso

5.1. A Operadora garante que todas as pessoas autorizadas a acessar a infraestrutura da plataforma estão sujeitas a dever de confidencialidade, por contrato ou por lei, que persiste após o fim do vínculo.

5.2. O acesso administrativo é restrito ao mínimo necessário. O painel de administração da plataforma não exibe dados clínicos: de cada consultório, mostra apenas dados de assinatura e contagens (por exemplo, número de pacientes).

5.3. O conteúdo dos prontuários é gravado criptografado, com chave própria de cada consultório, e não é lido pela Operadora. Qualquer verificação técnica na conta do Controlador só ocorre a pedido dele, limitada ao necessário para resolver o problema relatado.

6. Segurança da informação

6.1. A Operadora mantém as medidas técnicas e administrativas descritas no Anexo I, adequadas à natureza sensível dos dados, e pode substituí-las por outras de nível igual ou superior.

6.2. O Controlador é responsável pela segurança do seu lado: senhas fortes e exclusivas, controle de quem recebe acesso, revogação de acessos de quem deixa o consultório e proteção dos próprios dispositivos e redes.

7. Suboperadores

7.1. O Controlador autoriza a Operadora a contratar os suboperadores do Anexo II. A Operadora exige deles obrigações de proteção de dados compatíveis com este Acordo e responde perante o Controlador pelo cumprimento dessas obrigações.

7.2. A inclusão ou troca de suboperador que trate dados de pacientes será comunicada com antecedência mínima de 30 (trinta) dias. Se discordar, o Controlador pode cancelar a assinatura sem ônus antes da mudança, com direito à exportação dos dados.

8. Apoio ao Controlador

8.1. A Operadora oferece ferramentas para que o Controlador atenda aos direitos dos titulares (art. 18 da LGPD): consulta, correção, exportação completa em formato estruturado e exclusão de registros, observadas as regras de guarda do prontuário.

8.2. Pedidos de pacientes recebidos diretamente pela Operadora serão encaminhados ao Controlador em até 5 (cinco) dias úteis, sem que a Operadora responda pelo mérito ou revele dados a quem não for o titular.

8.3. A Operadora fornecerá, quando solicitado, as informações razoavelmente necessárias para o Controlador elaborar relatório de impacto à proteção de dados ou responder à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

9. Incidentes de segurança

9.1. A Operadora comunicará o Controlador sobre incidente de segurança que possa afetar dados de seus pacientes em até 48 (quarenta e oito) horas da ciência, por aviso na plataforma e pelos contatos cadastrados (WhatsApp ou e-mail).

9.2. A comunicação trará, conforme disponível: descrição do incidente; dados e titulares possivelmente afetados; riscos identificados; medidas tomadas e recomendadas; e contato para acompanhamento. Informações ainda não disponíveis serão complementadas assim que apuradas.

9.3. Cabe ao Controlador avaliar e, se for o caso, comunicar a ANPD e os titulares, nos termos do art. 48 da LGPD e da Resolução CD/ANPD nº 15/2024. A Operadora cooperará com essas comunicações e com a contenção do incidente.

10. Transferência internacional

10.1. Os dados dos pacientes são armazenados em servidor localizado no Brasil e não são transferidos para outro país. Qualquer mudança nesse ponto dependerá do procedimento do item 7.2 e das garantias do art. 33 da LGPD.

11. Fim do tratamento: devolução e exclusão

11.1. A qualquer momento, inclusive após o cancelamento, o Controlador pode exportar todos os seus dados, incluindo o prontuário, em arquivo estruturado (JSON).

11.2. Encerrada a assinatura, os dados ficam disponíveis em modo somente leitura por 90 (noventa) dias e depois são excluídos definitivamente dos servidores ativos. As cópias de segurança são sobrescritas em até 30 (trinta) dias adicionais. A pedido do Controlador, a exclusão pode ser antecipada e a Operadora fornecerá declaração de exclusão.

11.3. A obrigação de guardar o prontuário pelo prazo mínimo exigido pelo Conselho Federal de Psicologia é do Controlador, que deve exportar os dados antes do fim do prazo do item 11.2.

12. Comprovação e auditoria

12.1. A Operadora disponibiliza este Acordo e seus anexos como descrição das medidas adotadas e responderá, uma vez por ano ou após incidente, a questionário razoável do Controlador sobre o cumprimento deste Acordo.

12.2. Verificações presenciais ou técnicas adicionais dependem de aviso com 30 (trinta) dias de antecedência, correm por conta do Controlador e não podem dar acesso a dados de outros assinantes nem comprometer a segurança da plataforma.

13. Responsabilidades

13.1. Cada parte responde pelos danos que causar ao descumprir a LGPD ou este Acordo, nos termos dos arts. 42 a 45 da LGPD. A Operadora responde solidariamente apenas quando descumprir a legislação de proteção de dados ou deixar de seguir as instruções lícitas do Controlador.

13.2. Aplicam-se, no que a lei permitir, os limites de responsabilidade previstos nos Termos de Uso.

14. Contato

Encarregado pelo tratamento de dados da Operadora: Gabriel Helmer Baer · canal: página Fale com a gente (assunto Privacidade / LGPD) ou menu Suporte da plataforma.

Anexo I — Medidas técnicas e administrativas de segurança

• Criptografia em trânsito: todo acesso à plataforma usa HTTPS (TLS).
• Criptografia do prontuário em repouso: título e texto dos registros clínicos são cifrados com XChaCha20-Poly1305 antes de serem gravados, com uma chave própria de cada consultório, derivada de uma chave-mestra guardada fora do banco de dados.
• Isolamento entre consultórios: todos os dados são separados por conta e toda consulta ao banco é filtrada pela conta da sessão.
• Autenticação: senhas armazenadas com hash bcrypt; bloqueio temporário após tentativas repetidas; sessão encerrada por inatividade e ao fechar o navegador.
• Controle de acesso por perfil: o prontuário é acessível apenas ao(à) psicólogo(a); o perfil de secretária é bloqueado pelo servidor e a tentativa é registrada.
• Auditoria: abertura, registro, correção e exclusão de prontuário ficam registradas com usuário, data e hora; correções preservam a versão anterior.
• Infraestrutura: servidor dedicado a sistemas próprios, com firewall que só libera as portas necessárias, acesso administrativo apenas por chave criptográfica, bloqueio automático de tentativas de invasão e atualizações de segurança automáticas.
• Menor privilégio: a plataforma roda com usuário de sistema, banco e processos exclusivos, separados de outros sistemas do servidor.
• Cópias de segurança: backup diário do banco e dos arquivos, mantido por 14 dias, com acesso restrito; a chave-mestra não é incluída no mesmo backup.
• Pagamentos: dados de cartão são enviados diretamente ao intermediador de pagamentos e nunca ficam armazenados na plataforma.
• Pessoas: acesso administrativo restrito ao responsável técnico, com dever de confidencialidade.

Anexo II — Suboperadores autorizados

Integra os Termos de Uso e Contrato de Assinatura. Veja também a Política de Privacidade.